ثبت احوال
سازمان ثبت احوال مسئولیت جمع‌آوری چهار نوع اطلاعات اصلی جمعیتی را بر عهده دارد: ثبت تولد، ثبت مرگ، ثبت ازدواج و ثبت طلاق. بر اساس مصوبه سال ۱۳۶۳ مجلس شورای اسلامی، وظایف این سازمان به شرح زیر تعریف شده است:
- ثبت تولد و صدور شناسنامه برای نوزادان
- ثبت مرگ و صدور گواهی وفات
- تعویض شناسنامه
- ثبت ازدواج و طلاق و ثبت تغییرات مربوطه
- صدور گواهی ولادت برای شهروندان خارجی
- نگهداری دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی
- تهیه و ارائه آمارهای جمعیتی
- علاوه بر این موارد، صدور کارت شناسایی ملی با شماره ملی و کد پستی ۱۰ رقمی برای افراد بالای پانزده سال نیز از دیگر وظایف این سازمان به شمار می‌رود.
دعاوی ثبت احوال
دعاوی یا پرونده‌های مربوط به سازمان ثبت احوال شامل تغییر سن، تغییر نام و نام خانوادگی، ابطال شناسنامه و غیره می‌شود که در ادامه بطور مفصل به آن‌ها خواهیم پرداخت.
۱- تغییر سن
یکی از موراد نادر تغییر سن در شناسنامه بوده که در برخی موارد ضروری می‌شود. دلایل مختلفی می‌توانند منجر به این نیاز شوند؛ از جمله اشتباهات کارکنان اداره ثبت احوال، خطا در ثبت گواهی ولادت، یا استفاده نادرست از شناسنامه یک خواهر یا برادر فوت شده.
این موارد ممکن است باعث شود سن واقعی فرد با سنی که در شناسنامه ثبت شده، تفاوت داشته باشد و این اختلاف می‌تواند به شکل سن کمتر یا بیشتر نسبت به واقعیت باشد. از آنجا که شناسنامه یک سند رسمی است، قانون‌گذار برای حفظ اعتبار آن، هرگونه تغییر در محتوای آن را ممنوع کرده است.
بر اساس قانون حفظ اعتبار اسناد سجلی و جلوگیری از تزلزل آن‌ها که در سال ۱۳۶۷ به تصویب مجلس شورای اسلامی رسید، تغییر تاریخ تولد افراد از زمان تصویب این قانون ممنوع اعلام شده است.
اما قانون‌گذار با افزودن در تبصره‌ای به این ماده واحده، راهکاری برای اصلاح تاریخ تولد ثبت‌شده در شناسنامه ارائه کرده است که نیاز به بررسی دقیق دارد.
طبق این تبصره، در صورتی که تفاوت بین سن واقعی و سن ثبت‌شده در شناسنامه بیش از ۵ سال باشد، درخواست اصلاح تاریخ تولد به کمیسیونی ویژه به نام «کمیسیون تشخیص سن» ارجاع داده می‌شود.
این کمیسیون با بررسی مدارک و شواهد موجود، نظر خود را درباره وجود اختلاف سن اعلام میکند. در صورت تایید اختلاف، سازمان ثبت احوال مسئولیت اصلاح تاریخ تولد در شناسنامه و صدور شناسنامه جدید را بر عهده خواهد گرفت.
۲- تغییر اسم
در برخی موارد، فرد ممکن است از نام خود رضایت نداشته باشد و بخواهد نامش را تغییر دهد. هر شخص یک‌بار می‌تواند برای تغییر نام به اداره ثبت احوال مراجعه کند. اگر اداره ثبت احوال با درخواست تغییر نام فرد موافقت نکند، او می‌تواند موضوع را از طریق دادگاه پیگیری کند. در صورتی که نام جدید انتخاب شده در فهرست نام‌های ممنوع نباشد، مراجع قضایی به بررسی موضوع پرداخته و ممکن است اداره ثبت احوال را به انجام تغییر نام محکوم کند. دستورالعمل جدیدی برای تغییر نام در شناسنامه تدوین و در شورای عالی ثبت احوال به تصویب رسیده است. بر اساس این دستورالعمل، سازمان ثبت احوال به طور مستقیم مسئول رسیدگی به درخواست‌های تغییر نام است و نیازی به مراجعه به مراجع قضایی نیست. در حال حاضر، سازمان ثبت احوال کمیته‌ای به نام «کمیته نام» را راه‌اندازی کرده که وظیفه آن بررسی و رسیدگی به درخواست‌های تغییر نام افراد است.
برای تغییر نام در شناسنامه، اسم فرد باید شرایط زیر را داشته باشد:
اسامی نامناسب اسامی غیرمجاز اسامی نظامی یا رسمی اسامی تحقیرآمیز تضاد جنسیت نام‌های مستهجن حروف زائد اشتباهات املایی شباهت نام‌ها نام‌های روزهای هفته اختلاف نگارش تغییر برای تازه‌مسلمانان تطبیق جنسیت
تغییر نام‌های مذهبی
به طور کلی، تغییر نام‌های مذهبی معمولا با دشواری‌هایی مواجه است و در اکثر موارد، چه درخواست تغییر نام از طریق دادگاه باشد و چه از طریق اداره ثبت احوال، با این درخواست‌ها موافقت نمی‌شود.
تنها در موارد بسیار محدود، امکان تغییر نام مذهبی وجود دارد و این موضوع غالبا زمانی امکان‌پذیر است که فرد بخواهد نام مذهبی خود را به نام مذهبی دیگری تغییر دهد.
۳- تغییر نام خوانوادگی
بر اساس ماده ۹۹۷ قانون مدنی، همه افراد موظف به داشتن نام خانوادگی هستند و استفاده از نام‌های خاص که توسط نظامنامه اداره ثبت احوال تعیین شده‌اند، ممنوع است. به همین دلیل، داشتن نام خانوادگی یک ضرورت قانونی است و تابع شرایط خاصی است. همچنین طبق تبصره ماده ۴۱ قانون ثبت احوال، نام خانوادگی هر فرد باید همان نام خانوادگی پدرش باشد.
برای تغییر نام خانوادگی، لازم است هم فرد متقاضی و هم نام خانوادگی فعلی او شرایط خاصی را داشته باشند که در قانون ثبت احوال مشخص شده است. تنها در صورتی که این شرایط رعایت شود، فرد می‌تواند با پیگیری مراحل قانونی، نام خانوادگی خود را تغییر دهد.
این ضوابط و شرایط در قانون ثبت احوال به‌وضوح بیان شده‌اند.
شرایط لازم برای تغییر نام خانوادگی برای تغییر نام خانوادگی، متقاضی و نام خانوادگی فعلی باید شرایط خاصی داشته باشند. این شرایط عبارتند از:
شرایط متقاضی:
- متقاضی باید بالای ۱۸ سال باشد. اگر کمتر از ۱۸ سال دارد، باید حکم رشد داشته باشد.
- اگر پدر یا جد پدری نام خانوادگی خود را تغییر داده و می‌خواهند نام خانوادگی فرد زیر ۱۸ سال را نیز تغییر دهند، باید شناسنامه خود را ارائه دهند.
- قیم یا وصی که قصد تغییر نام خانوادگی کودک تحت سرپرستی خود را دارد، باید مدارک اثبات سمت خود را ارائه کند.
شرایط نام خانوادگی:
- نام خانوادگی نباید نامناسب باشد .
- نام خانوادگی نباید بیش از دو کلمه باشد.
- نام خانوادگی نباید از واژگان خارجی یا ترکیبی از آن‌ها باشد .
- نام خانوادگی نباید مغایر با ارزش‌های فرهنگ اسلامی باشد.
- نام خانوادگی نباید شامل مناصب یا عناوین باشد.
- نام خانوادگی نباید اسامی محل یا نسبت‌های نامناسب باشد.
- اگر یکی از افراد خانواده محکومیت جزایی موثر داشته باشد و نام خانوادگی موجب سرافکندگی شود.
- تغییر نام خانوادگی به منظور تطابق با نام خانوادگی پدر، جد پدری، فرزند، برادر، خواهر یا عمو مجاز است.
نکته :یکی از موارد رایج تغییر نام خانوادگی، تغییر نام خانوادگی زن به نام خانوادگی همسر پس از ازدواج است. برای انجام این تغییر، زن باید مراحل زیر را طی کند:
- زن باید درخواست کتبی تغییر نام خانوادگی به نام همسر را به دفتر ثبت احوال محل سکونت خود تحویل دهد.
- مدارک ازدواج، شامل سند ازدواج و شناسنامه همسر، باید به دفتر ثبت احوال ارائه شود.
- سازمان ثبت احوال پس از بررسی مدارک، در صورت تایید، حکم تغییر نام خانوادگی را صادر میکند.
- پس از صدور حکم، نام خانوادگی جدید در شناسنامه و سایر مدارک هویتی زن ثبت می‌شود
۴- اشتباه در اسناد سجلی
اشتباه در اسناد سجلی به هرگونه خطا یا نادرستی در اطلاعات ثبت شده در اسناد هویتی مانند شناسنامه و کارت ملی اشاره دارد.
این اشتباهات ممکن است در طول فرآیند ثبت اطلاعات اولیه یا به دلیل نقص در سیستم‌های ثبت، رخ دهند.
برخی از انواع اشتباهات در اسناد سجلی شامل موارد زیر می‌شوند:
اشتباه در ثبت نام و نام خانوادگی اشتباه در تاریخ تولد اشتباه در محل تولد اشتباه در مشخصات والدین اشتباهات املایی یا نگارشی
۵- ابطال شناسنامه
طبق قوانین ثبت احوال ایران، ابطال شناسنامه در شرایط خاصی انجام می‌شود. این شرایط شامل موارد زیر است:
-
شناسنامه مکرر: اگر یک شخص به اشتباه چندین شناسنامه دریافت کرده باشد، شناسنامه‌های اضافی ابطال می‌شود.
-
شناسنامه‌های موهوم: شناسنامه‌هایی که برای افراد غیر واقعی یا به دلایل جعلی صادر شده‌اند، ابطال خواهند شد.
اشتباهات اساسی: در صورتی که شناسنامه با اطلاعات نادرست اساسی مانند نام، تاریخ تولد یا شماره شناسنامه صادر شده باشد، و این اشتباهات پس از بررسی تایید شود.
-
محرومیت قانونی: در شرایطی که فرد به دلایل قانونی مانند محکومیت‌های جدی یا مسائل حقوقی، شناسنامه‌اش باید ابطال شود.
-
تحصیل تابعیت از کشور دیگر: اگر فردی تابعیت کشور دیگری را دریافت کند، ممکن است شناسنامه ایرانی او به دلیل عدم تطابق با وضعیت جدید ابطال شود.
-
شناسنامه‌های بیگانگان: شناسنامه‌هایی که به بیگانگان داده شده و استفاده نادرست از آن‌ها صورت گرفته است، نیز ابطال می‌شود.
این فرآیند معمولا توسط هیات‌های حل اختلاف ثبت احوال انجام می‌شود و با توجه به مقررات و آیین‌نامه‌های مربوطه صورت می‌پذیرد.
۶- صدور شناسنامه برای اتباع
اتباع و مهاجرانی که مدت زیادی را در ایران زندگی کرده‌اند، ممکن است بخواهند به تابعیت ایرانی درآمده و شناسنامه ایرانی دریافت کنند.
برای این منظور، باید شرایط خاصی را رعایت کرده و مدارک لازم را تهیه نمایند. آشنایی با مراحل و نحوه ثبت درخواست نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
طبق ماده ۹۷۹ قانون مدنی، شرایط اخذ تابعیت ایرانی عبارتند از:
سن قانونی: رسیدن به سن ۱۸ سال. اقامت: حداقل پنج سال اقامت در ایران (برای افرادی که به امور عام‌المنفعه پرداخته‌اند یا دارای خانواده ایرانی هستند، ممکن است این شرط بدون نیاز به اقامت لازم باشد).
خدمت نظامی: عدم فرار از خدمت نظامی.
سوابق کیفری: عدم ارتکاب جنحه مهم یا جنایت غیر سیاسی.
وضعیت مالی: داشتن مکنت کافی یا شغل مشخص برای تأمین معاش.
آزمون و سوگند: قبولی در آزمون قانون اساسی و ارائه سوگند.
پس از رعایت این شرایط و تهیه مدارک مورد نیاز، متقاضیان باید هزینه‌های مربوط به تابعیت و صدور شناسنامه را پرداخت کرده و درخواست خود را در مراجع ذی‌صلاح ثبت کنند.
چگونگی رسیدگی به دعوی در ثبت احوال فرآیند رسیدگی به دعاوی در ثبت احوال ممکن است بسته به نوع دعوای مطرح شده، متفاوت باشد. در ادامه این موارد را بررسی می‌کنم.
فرآیند رسیدگی به دعوی تغییر سن در ثبت احوال
اگر اختلاف سن واقعی فرد با تاریخ تولد ثبت‌شده در شناسنامه بیش از ۵ سال باشد، تشخیص این اختلاف به عهده کمیسیون ۵ نفره تشخیص سن در محل صدور شناسنامه خواهد بود.
برای افرادی که اسناد سجلی آن‌ها در خارج از کشور تنظیم شده، این رسیدگی در کمیسیون مستقر در تهران انجام می‌شود.
مراحل کار به این صورت است که فرد یا ولی قانونی او باید درخواست کتبی خود را همراه با تصویر شناسنامه و عکس جدید به دبیرخانه کمیسیون ارائه دهد.
پس از بررسی و ثبت درخواست، پرونده به رئیس کمیسیون ارجاع می‌شود و وقت جلسه تعیین می‌گردد.
در زمان تعیین‌شده، درخواست‌کننده باید با شناسنامه در جلسه حاضر شود. در صورت عدم حضور، کمیسیون ممکن است تصمیم نهایی را اتخاذ یا درخواست را رد کند. کمیسیون پس از بررسی مدارک و شنیدن اظهارات، تصمیم خود را اعلام میکند و در صورت نیاز، ممکن است فرد را برای معاینه و تعیین سن به پزشک قانونی ارجاع دهد.
فرآیند رسیدگی به دعوی تغییر اسم
برای تغییر نام به طور قانونی، متقاضی باید مراحل زیر را دنبال کند:
- ابتدا، متقاضی دادخواست تغییر نام خود را همراه با اصل شناسنامه و واریز تعرفه تعیین‌شده به اداره ثبت احوال تحویل می‌دهد.
- اگر اداره ثبت احوال با درخواست تغییر نام موافقت نکند، متقاضی می‌تواند دادخواست خود را به دادگاه امور حسبی ارائه دهد.
- دادگاه در صورتی که نیاز بداند از متقاضی میخواهد در جلسه شرکت کرده و توضیحات لازم را ارائه دهد. و نهایتا رای نهایی را صادر میکند.
- در صورتی که دادگاه با درخواست تغییر نام موافقت کند و حکم مثبت صادر کند، اداره ثبت احوال موظف به پذیرش و اعمال تغییر نام خواهد بود.
فرآیند رسیدگی به دعوی تغییر نام خانوادگی
- مراحل تغییر نام خانوادگی به این صورت است که فرد متقاضی باید پس از تکمیل فرم درخواست، به اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه خود مراجعه کند.
- بررسی برای تغییر نام خانوادگی نیز در کمیته نام انجام می‌شود. در طول بررسی پرونده، متقاضی تغییر نام می‌بایست در جلسات حاضر شود. در صورت تایید درخواست، شناسنامه جدید برای فرد صادر خواهد شد.
فرآیند رسیدگی به به دعوی رفع اشتباهات سجلی
-
هیأتی به نام “هیأت حل اختلاف” در هر اداره ثبت احوال با ترکیبی از رئیس اداره، مسئول بایگانی یا معاونین و یکی از کارمندان مطلع تشکیل می‌شود. رفع اشتباهات سجلی از مهمترین وظایف این هیئت است.
-
متقاضیان باید درخواست کتبی خود را به زبان فارسی و در دو نسخه به دفتر هیأت ارائه دهند. این درخواست باید شامل فتوکپی یا رونوشت اسناد و مدارک مربوطه، مشخصات و محل اقامت باشد. همچنین، مسئولان ثبت احوال باید گزارش مستند و مدارک مربوطه را به هیأت ارائه دهند.
-
دفتر هیأت پس از دریافت درخواست، آن را ثبت و به هیأت ارائه میکند. هیأت پس از بررسی مدارک، رأی خود را صادر میکند. اگر مدارک ناقص باشد، به متقاضی مهلت داده می‌شود تا پرونده را تکمیل کند. پس از صدور رای، امکان تغییر آن وجود ندارد.
-
در صورت اعتراض به تصمیم هیأت، ذی‌نفعان می‌توانند ظرف ده روز به دادگاه شهرستان محل اقامت خود شکایت کنند.
فرآیند رسیدگی به دعوی ابطال شناسنامه
-
ابطال شناسنامه توسط سازمان ثبت احوال انجام می‌شود. به همین جهت می‌بایست دادخواست خود را مبنی برای ابطال شناسنامه با ذکر دلیل در یکی از دفاتر خدمات قضایی الکترونیک ثبت کنید.
-
سپس پرونده به سازمان ثبت احوال محل سکونت متقاضی ارسال خواهد شد.
-
سازمان با بررسی مدارک ارسال شده، حکم ابطال شناسنامه را صادر میکند. سپس شما باید مابقی مراحل را انجام دهید.
فرآیند رسیدگی به دعوی دریافت تابعیت
طبق قوانین، اتباع خارجی بالای ۱۸ سال می‌توانند تابعیت ایرانی دریافت کرده و شناسنامه ایرانی دریافت کنند. برای این منظور، مراحل زیر باید طی شود:
باید مدارکی شامل سند تابعیت و معرفی‌نامه از اداره تابعیت و امور پناهندگان وزارت امور خارجه، دو قطعه عکس و کلاسه آثار انگشتان ارائه شود. سپس درخواست شناسنامه به اداره ثبت احوال استان ارائه می‌شود.
فرآیند رسیدگی به این دعوا عبارتند از:
- تشکیل پرونده: مراجعه به استانداری‌ها یا اداره تابعیت، امور پناهندگان و مهاجرین.
- طرح درخواست: ارائه درخواست در کمیسیون ماده ۳ نظامنامه تابعیت.
- استعلام: دریافت تصدیق‌نامه پلیس از پلیس ناجا (در صورت توافق کمیسیون).
- بررسی: بررسی درخواست توسط هیات وزیران.
- آزمون و سوگند: انجام آزمون قانون اساسی و سوگند (در صورت توافق هیات وزیران).
- تحویل مدارک: ارائه مدارک خارجی به وزارت خارجه.
- صدور سند: دریافت سند و معرفی به ثبت احوال برای صدور شناسنامه.
- مراجعه حضوری: حضور متقاضی در اداره ثبت احوال.
- بررسی و تایید: بررسی صحت مدارک، اخذ کلاسمان اثر انگشت، و تهیه سند هویتی.
- صدور شناسنامه: دریافت شناسنامه از اداره ثبت احوال.
مراجع صالح برای اقامه دعوی
از آن جایی که دعاوی ثبت احوال از لحاظ ماهیت بسیار با هم متفاوت هستند، مرجع صالح هر کدام برای اقامه دعوا نیز تفاوت‌هایی با همدیگر دارند. که هر کدام به شرح زیر است:
مرجع صالح برای تغییر سن در شناسنامه
اگر تفاوت سن در شناسنامه و واقعیت بیشتر از ۵ سال باشد، شما باید دادخواست خود را ابتدا برای کمیته تشخیص سن ارسال کنید. چنانچه این کمیته اختلاف را تایید کرد، سپس می‌توانید دادخواست اصلی را برای سازمان ثبت احوال ارسال نمایید.
اما اگر میزان اختلاف سن واقعی و سن شناسنامه‌ای کمتر از ۵ سال باشد، باید دادخواست‌تان را در دادگاه حقوقی محل سکونت خود مطرح کنید. بعد از بررسی پرونده توسط دادگاه، چنانچه رای به نفع شما صادر شد؛ اجرائیه آن به سازمان ثبت احوال ارسال می‌شود.
مرجع صالح برای دعوی تغییر نام
مرجع صالح دعوی تغییر نام در سازمان ثبت احوال، کمیته نام بوده که در هر سازمان ثبت احوال وجود دارد.
دادخواست اولیه باید در دفاتر خدمات قضایی الکترونیک ثبت شوند تا به کمیته نام مربوطه ارجاع داده شود. اعضای این کمیته تصمیم می‌گیرند که آیا فرد می‌تواند اسمش را عوض کند یا خیر.
مرجع صالح برای دعوی تغییر نام خانوادگی
بر اساس رای جدید هیات عمومی دیوان عدالت اداری، صلاحیت تغییر نام خانوادگی از دادگاه به سازمان ثبت احوال محل صدور شناسنامه منتقل شده است.
مراحل تغییر نام خانوادگی به این صورت است که فرد متقاضی باید پس از تکمیل فرم درخواست، به اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه خود مراجعه کند.
مرجع صالح برای دعوی تصحیح اشتباهات سجلی
در اداره ثبت احوال، هیئتی به نام “هیأت حل اختلاف” وجود دارد که وظیفه رسیدگی به اشتباهات احتمالی ماموران در ثبت اسناد هویتی افراد مانند ولادت، فوت، ازدواج یا طلاق را بر عهده دارد. این هیأت به عنوان مرجعی شبه قضایی، تصحیح اشتباهات را انجام می‌دهد.
در فرآیند رسیدگی برای رسیدگی به اختلافات ثبت احوال، هیأت حل اختلاف در محل صدور شناسنامه مسئول است، در حالی که اختلافات مربوط به اسناد خارج از کشور به هیات ثبت احوال امور خارجه در تهران ارجاع می‌شود.
مرجع صالح برای دعوی ابطال شناسنامه
مراحع صالح اقامه دعوای ابطال شناسنامه ادارات ثبت احوال محل سکونت متقاضی یا محل صدور شناسنامه است. این ادارات در تمام استان‌ها و شهرستان‌های کشور موجود هستند و می‌توانند خدمات ابطال شناسنامه را ارائه دهند.
مرجع صالح برای دریافت تابعیت اتباع خارجی
مرجع صالح جهت دریافت تابعیت برای اتباع خارجی همان اداره ثبت استان مربوطه است. البته قبل از اینکه پرونده به این سازمان ارجاع داده شود، باید به تایید اداره تابعیت و امور پناهندگان وزارت امور خارجه رسیده باشد
اعتراض به آراء ثبت احوال
بعد از اینکه ثبت احوال رای نهایی را صادر کرد، می‌توان در مهلت زمانی تعیین شده، نسبت به رای صادر شده اعتراض کرد. اعتراض به رای با توجه به نوع دعوی باید صورت گیرد که به شرح زیر است:
اعتراض به پرونده تغییر سن بیشتر از ۵ سال در دیوان عدالت اداری و کمتر از ۵ سال در دادگاه تجدیدنظر انجام می‌شود.
اعتراض به آرای هیات حل اختلاف در خصوص ابطال شناسنامه، تصحیح آن و تابعیت در صلاحیت دادگاه عمومی است.
اعتراض به سایر پرونده‌ها نیز در دادگاه حقوقی محل مربوطه انجام می‌شود.